Bezpieczeństwo danych osobowych to temat, który powinien być szczególnie ważny dla każdego Biura Usług Płatniczych. Przetwarzanie informacji o klientach wiąże się z odpowiedzialnością – zarówno wobec nich, jak i wobec przepisów prawa (RODO, DORA, ustawa o usługach płatniczych). Nawet drobne zaniedbanie może skończyć się poważnymi konsekwencjami: utratą zaufania, sankcjami finansowymi, a w skrajnych przypadkach – wyciekiem danych. Warto więc pamiętać o kilku podstawowych zasadach, które realnie zmniejszają ryzyko incydentów.
1. Regularna zmiana haseł
Hasła to pierwsza linia obrony przed nieautoryzowanym dostępem. Dobrą praktyką jest ich zmiana co najmniej raz na trzy miesiące. Warto tworzyć silne kombinacje z dużych i małych liter, cyfr oraz znaków specjalnych. Przykładowo: zamiast „Biuro2024” lepiej użyć czegoś w rodzaju „B!ur0_24$Płat”. Nie chodzi o przypadkowe ciągi znaków, ale o hasła trudne do odgadnięcia, a jednocześnie możliwe do zapamiętania.
2. Nie używaj tych samych haseł w różnych miejscach
Jeśli jedno konto zostanie przejęte, hakerzy często próbują tych samych danych logowania w innych systemach. Dlatego każde konto – zwłaszcza służbowe – powinno mieć osobne, unikalne hasło. Dobrym rozwiązaniem może być menedżer haseł, który pozwala bezpiecznie je przechowywać i automatycznie generować silne kombinacje.
3. Włącz uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA)
2FA, czyli logowanie potwierdzane np. kodem SMS lub aplikacją (Google Authenticator, Microsoft Authenticator), znacząco utrudnia dostęp osobom niepowołanym. Nawet jeśli ktoś pozna hasło, nie zaloguje się bez drugiego składnika. Warto aktywować tę opcję wszędzie tam, gdzie jest dostępna – w systemach płatniczych, poczcie firmowej, panelach administracyjnych czy chmurze danych.
4. Zachowaj ostrożność w korespondencji e-mail
Phishing, czyli podszywanie się pod instytucje lub partnerów, to wciąż jedno z najczęstszych źródeł ataków. Nie otwieraj linków ani załączników z nieznanych adresów. W razie wątpliwości skontaktuj się z nadawcą innym kanałem – np. telefonicznie. Pracownicy BUP powinni być regularnie szkoleni z rozpoznawania takich zagrożeń.
5. Zastrzeż PESEL w serwisie rządowym
Funkcja dostępna na gov.pl pozwala zabezpieczyć się przed kradzieżą tożsamości. Zastrzeżenie numeru PESEL uniemożliwia np. wzięcie kredytu czy podpisanie umowy w Twoim imieniu. To proste działanie, które warto wykonać zarówno prywatnie, jak i polecić klientom biura.
6. Aktualizuj systemy i oprogramowanie
Zaniedbane aktualizacje to jedno z głównych źródeł luk bezpieczeństwa. System operacyjny, przeglądarki, antywirus – wszystko powinno być na bieżąco. Dotyczy to także oprogramowania specjalistycznego używanego w biurze usług płatniczych. Automatyczne aktualizacje często zawierają poprawki zabezpieczeń, które zapobiegają wykorzystaniu znanych błędów przez cyberprzestępców.
7. Unikaj publicznych sieci Wi-Fi
Kawiarniane lub lotniskowe sieci często są niezabezpieczone. W takich miejscach łatwo o przechwycenie danych logowania. Jeśli musisz się połączyć, użyj sieci VPN – szyfruje ona połączenie i chroni przesyłane informacje.
Bezpieczeństwo danych nie opiera się na jednym narzędziu czy procedurze. To codzienna dbałość o szczegóły i świadome nawyki wszystkich pracowników. W biurze usług płatniczych każdy członek zespołu ma wpływ na ochronę danych – dlatego warto regularnie przypominać te zasady, aktualizować polityki bezpieczeństwa i przeprowadzać szkolenia.
Chcesz wdrożyć w swoim biurze prosty plan bezpieczeństwa danych lub sprawdzić, czy procedury są zgodne z wymogami KNF i RODO? Skontaktuj się z nami – pomożemy przygotować praktyczne rozwiązania dostosowane do realiów Biura Usług Płatniczych.
